La sauvegarde des documents originaux est essentielle pour l'écriture de l'Histoire, comme pour les traces irremplaçables que ces sources laissent aux générations futures. Faire le choix d'un don à un musée de France répond nécessairement au souci de conservation et de transmission.
Après analyse par l'équipe scientifique du musée, le statut d'archive ou de collection, impliquant un cadre juridique distinct, sera affecté à l'objet ou au document. Si le statut de collection est envisagé, l'entrée du document dans les collections du CHRD, musée de France, sera conditionnée à l'avis d'une commission scientifique régionale d'acquisition. Tout don est validé par un document officiel établi par la Ville de Lyon (décision ou délibération municipale) qui entérine les éventuelles restrictions de communicabilité émises par le donateur. Le donateur et ses ayants droit conservent un droit d'accès permanent au fonds laissé en donation. Dans certains cas, généralement pour des fonds conséquents, le CHRD peut également accepter des dépôts, formalisés par une convention.
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